Yapılan işler ve yürütülen projeler daha önemli hale geldikçe daha fazla insan etkilenmektedir. Bu insanlardan bazıları, projelerinizi ve konumunuzu baltalama gücüne sahiptirler. Bazıları ise işinizin güçlü destekçileri olabilmektedir. Paydaş Yönetimi süreci, kilit paydaşların belirlendiği ve onların desteğinin kazanıldığı süreçte gerçekleşir. Paydaş Analizi aşaması, en önemli paydaşların tanımlandığı ve anlaşılmaya başlandığı ilk aşamadır. Paydaşlarınızın kim olduğu konusunda beyin fırtınası yapmak gereklidir. Bir sonraki adım, onları güç ve çıkar durumlarına göre göre önceliklendirmek ve bunu bir Güç/Çıkar eleme sisteminde değerlendirmektir. Son aşama ise, paydaşlarınızı neyin motive ettiğini ve onları nasıl kazanmanız gerektiğini anlamaktır.

Projenizle ilgili paydaş analizi örneğinizi oluşturabilirsiniz. İster mevcut rolünüz, ister yapmak istediğiniz bir iş veya yeni bir proje konusu olsun, işyerinde kendi Paydaş Analizi örneğinizi oluşturabilirsiniz.

Tam bir paydaş analizi yapılması, paydaşlarla olması gerektiği kadar etkili iletişim kurulup kurulamadığının sorgulanması gerekmektedir. Bu analizlerde destekçilerinizden daha fazlasını elde etmek veya eleştirmenlerinizi kazanmak için hangi eylemleri yapabilirsiniz konusuna yoğunlaşma gerekmektedir.

Paydaşlarınızı anlamanıza yardımcı olabilecek sorular olarak; “çalışmanızın sonucunda ne tür mali veya duygusal çıkarlarının var olduğu ve bunların olumlu mu olumsuz mu değerlendirildiği, onları en çok neyin motive ettiği, sizden hangi bilgileri istedikleri ve onlarla iletişim kurmanın en iyi yolunun ne olduğu, işinizle ilgili şu anki görüşlerinin iyi bilgilere dayanıp dayanmadığı” soruları belirtilebilir. Ayrıca; “genel olarak görüşlerini kimlerin etkilediği, hakkınızdaki görüşlerini kimlerin etkilediği, bu etkileyicilerden bazılarının bu nedenle kendi kendilerine önemli paydaşlar haline gelip gelmedikleri” değerlendirilmelidir.

Paydaşların projeniz hakkında olumlu olma ihtimalleri yoksa projenizi desteklemenin onlara ne kazandırabileceği, onları kazanabileceğinizi düşünmüyorsanız muhalefetlerini nasıl yöneteceğiniz konuları, paydaşların görüşlerinden başkaca kimlerin etkilenebileceği hususları ele alınmalıdır.

Paydaşlara bu sorular doğrudan yöneltilebilir. İnsanlar genellikle görüşleri konusunda oldukça açıktır ve fikirlerini sormak, genellikle insanlarla başarılı bir ilişki kurmanın ilk aşaması olmaktadır.

Paydaşların güçlülük dereceleri ve ilgililik konularına göre farklı stratejiler önerilebilir. Bu bağlamda; çok güçlü ve çok ilgili insanların yakından yönetilmesi ve bu insanlarla tam olarak ilgililik gerekmektedir. Çok güçlü ve çok ilgili insanları tatmin etmek için en büyük çaba gösterilmelidir. Çok güçlü ama daha az ilgili insanlar için onları memnun edecek tarzda çalışmalı ancak mesajlarınızla onları rahatsız etmemelisiniz. Az güçlü ancak ilgililik düzeyi yüksek insanları yeterince bilgilendirmelisiniz ve önemli sorunları engellemek için onlarla diyalog kurmalısınız. Çünkü proje ayrıntıları konusunda destekleri fazla olabilmektedir. Az güçlü ve az ilgili insanları aşırı iletişimle boğmamak gerekmektedir.